時間を無駄にしない ミーティングファシリテーション

対象者

• 議事進行役として会議を効果的に運営し決定を確実に行動に結び付ける必要のある方
• 最適人数18名（12名～24名）

標準学習時間

• 2日間

プログラム概要

• 会議を効率的効果的に行うには、会議の目的を達成するための設計図を作成し、会議の内容を見える化し議論をコントロールし、会議での決定事項を確実にフォローすることです。会議の設計図は、目的、参加者、進行の3点について予め計画を立てるために用います。特に、意見を求めたり議論を行う会議では、準備をきちんと行うために必要です。そして、実際の会議では、限られた時間で成果を出すために、会議全体を見える化します。案を出したり、争点を比較したり、採決を行ったり、会議をコントロールします。会議の結果も見える化し、実行に向けフォローします。
• 本プログラムは、会議準備、会議実施、会議後の3つのステップごとに、会議を効率的効果的に行うための基本となる技術を演習を通じて学習します。

学習目標

本プログラム修了後、次の事項ができることを目標としています。

• 会議の設計図を作成し、事前にシミュレーションを行い懸念に対して準備する。
• 会議の全体を見える化し、会議の目的を達成するために議事進行する。
• 会議の決定事項をまとめ、会議後に追跡し確実な実行を担保する。

標準学習スケジュール

	午前	午後
1日目	オープニング 自分の会議の進め方を共有する（演習） 会議を見える化する 会議の発言をホワイトボードに書き出す（演習） 箇条書き、中央書き、表や図形でまとめる書き方	会議の設計図を作成する 目的、参加者、議題を設定する 会議の進行を設計する（演習） シミュレーションを行い懸念に対して準備する 資料を用意する 質疑を促す質問を用意する（演習） リフレクション 1日の学習の振り返りとまとめ
2日目	会議の目的を達成するために議事進行する 決定の会議（演習） 創造の会議（演習） 共有の会議（演習） 総合演習 会議の設計図を作成する（演習）	会議の実施（演習） 会議の結果を共有する（演習） 他者からのフィードバックと自己の振り返り（演習） クロージング 学習の振り返りと職場での実践のための誓い

教材サンプル

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プログラム紹介

職場内の会議を効率的・効果的に進めるための基本の型を、演習を通じて学びます。
具体的には、以下の3ステップでそれぞれ必要な基本の型を学びます。

ステップ1： 会議準備の型を学ぶ

会議の成否を分けるのは、準備の状況で大きく変わります。限られた時間で最大の効果を出すためには、適切な準備を行うことが何より大切です。
会議の準備に関する以下の基本の型を学習します。

• 会議の目的、参加者、議題と進行を決め、設計図を作る。
• 会議の目的を明確にする（ビジネスで多く用いられる以下の3つに分類する）。

1. 決定　（物事を決めて合意する会議）
2. 創造　（意見を出し合い新しいアイディアを作る会議）
3. 共有　（情報を確実に共有するかための会議）

• 議題の進行を、会議の基本的な進め方に合わせて設計する。

1. 説明　（討議の目的を明らかにし、討議の主題について説明します）
2. 討議　（討議の主題について質疑し理解を深め、意見を出し合います）
3. まとめ　（討議の内容をまとめ、討議の目的の達成を確認します）

会議の目的による議題の進行の型

• 会議の実施をシミュレーションする。
• 会議の準備（参加者に案内を送る、資料を用意する、会場を準備する、備品を準備する）をする。

ステップ2： 会議実施の型を学ぶ

会議を実施し、会議の目的を達成します。
設計書に従って進行します。また、会議全体を「見える化」することで、効率的・効果的に会議を実施できます。会議の見える化の方法として、ホワイトボードを使用します。
会議の実施に関する以下の基本の型を演習を通じて学習します。

• 会議を「見える化」する

ホワイトボードを使って会議を「見える化」した例

• 効果的に問いかける
• 案にまとめて採決する
• 決定事項を確認する

ステップ3： 会議後の型を学ぶ

会議の最終目的は、会議の後に期待する成果が確実にでることです。ですから、会議の後の対応が非常に重要になります。
会議の後処理に関する以下の基本の型を学びます。

• 議事録を作成する
• 会議後のフォローをする
• 会議を振り返る